Secrétaire ou Assistant(e) de Direction Bureau Régional de Casablanca

Placé(e) sous l’autorité du Directeur régional, le/la Secrétaire de direction est chargé(e) d'assurer son secrétariat et de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative de la direction.

Missions : 

Les fonctions du/de la Secrétaire de direction ou Assistant(e) de direction sont les suivantes :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur régional (prise des rendez-vous, courriers, courriels, congés, …) ;
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
• Accueillir physiquement les personnalités avec rendez-vous, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)
• Organiser les voyages et missions de la Direction régionale (visa, réservation de billet, d’hôtels, moyens de déplacement, etc.) ;
• Établir les ordres de mission et autres dossiers administratifs ;
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.) ;
• Assister à la gestion des dossiers des employés de manière confidentielle ;
• Préparer les avis d’appel d’offres pour les approvisionnements et services locaux ;
• Suivre les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
• Accomplir toutes autres tâches confiées par le Directeur Régional.

Qualifications :

• Excellente présentation, facilité de contact et maitrise de soi ;
• Bonne connaissance et maîtrise des logiciels de bureautique et des nouvelles technologies ;
• Discrétion, discipline, fiabilité, intégrité et responsabilité ;
• Connaissance approfondie des tâches de secrétariat, de la gestion de bureau, et des pratiques et lois en vigueur ;
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite ;
• Bonne capacité de résolution des problèmes et de négociation ;
• Capacité de prendre des initiatives et des décisions ;
• Flexibilité, faculté d’adaptation, capacité d’entretenir de bonnes relations, capacité de tenir un poste multitâche, et aptitudes organisationnelles ;
• Maîtrise du vocabulaire technique de l’assurance et de la réassurance ;
• Entretenir un excellent réseau et de bonnes relations avec les fournisseurs (fournitures de bureau, comparaison des prix et achats divers).

Autres conditions à remplir :

• Parler couramment le français ; une connaissance fonctionnelle de l’anglais est un avantage ;
• Être originaire d’un pays membre d’Africa Re ;
• Être âgé de 35 ans au plus.